Datenschutzhinweise

Diese Hinweise beschreiben die MindMailer-Webseite, die Web-App und die installierbaren Apps in der aktuellen Beta. Die Verfügbarkeit der optionalen KI-Abos wird im Abo-Portal angezeigt.

1. Verantwortlicher und Kontakt

DatenZELT GmbH, Kieselei 20, 40883 Ratingen, Deutschland. Geschäftsführer: Niklas Neldner und Timo Meschkat. Bei Fragen zu deinen Daten: info@datenzelt.de, Telefon +49 2102 3705460.

2. Webseite und Downloads

Beim Aufruf verarbeitet unser Server deine IP-Adresse, den Zeitpunkt, die angeforderte Adresse, den HTTP-Status sowie Angaben zu Browser und gegebenenfalls verweisender Seite. Das ist für die Bereitstellung und Absicherung des Dienstes erforderlich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zugriffsprotokolle werden täglich rotiert und für höchstens 15 Tage aufbewahrt, soweit kein konkreter Sicherheitsvorfall eine weitere Aufbewahrung erfordert.

Die Startseite lädt Schriften, Gestaltung und Bilder vom eigenen Server. Wir setzen hier keine Werbetracker, Analyse-Dienste oder extern eingebetteten Chats ein. Beim Herunterladen erhältst du die Installationsdatei direkt von mindmailer.de.

3. Serverkonto und Web-App

Für die Web-App verarbeiten wir die E-Mail-Adresse deines Serverkontos, einen gesalzenen Passwort-Hash, gegebenenfalls die von dir aktivierten Zwei-Faktor-Daten sowie Angaben zu angemeldeten Geräten. Ein technisch notwendiges, gegen JavaScript-Zugriffe geschütztes Cookie hält die Anmeldung bis zu 30 Tage aufrecht. Bei Nutzung wird diese Frist verlängert. Du kannst dich abmelden und Sitzungen in der Kontosicherheit widerrufen.

Die Web-App verbindet sich von unserem Server aus mit deinen eingerichteten Mail- und Kalenderdiensten. Dabei verarbeitet der Server die zur Nutzung erforderlichen Zugangsdaten, Nachrichten, Anhänge, Kontakte und Kalenderdaten. Gespeicherte Zugangsdaten sind verschlüsselt. Die aktive Sitzung ermöglicht dem Server die Entschlüsselung zur Ausführung deiner Anfragen. Dies ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gegenüber dem Betreiber.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der von dir angeforderten Funktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Das Anmelde-Cookie ist für diesen Dienst erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Ein kostenloses Serverkonto kann über die Web-App oder das Abo-Portal registriert werden.

4. Installierte Apps und Synchronisierung

Die Windows- und Android-App verbinden persönliche Postfächer direkt mit deinem Mailanbieter. Zugangsdaten werden mit deinem App-Passwort verschlüsselt auf dem Gerät gespeichert. Kalender und allgemeine Einstellungen werden ebenfalls lokal gespeichert; nicht alle lokalen Daten sind verschlüsselt.

Wenn du ein Serverkonto verbindest, werden Profilinformationen wie Mailzugänge, Kalenderquellen, Kontakte, KI-Einstellungen und vorhandene Analysen mit dem gewählten Server synchronisiert. Gemeinsame Postfächer werden über diesen Server verarbeitet. Die Synchronisierung ist für die Nutzung eines persönlichen Postfachs in der installierten App nicht erforderlich.

Optionaler Abruf im Hintergrund, Benachrichtigungen und Windows-Autostart nutzen die Funktionen deines Betriebssystems. Bei Update-Abfragen wird die Update-Datei vom eingestellten Server geladen. Für die Windows-Installation kann bei fehlender WebView2-Laufzeit ein Download von Microsoft notwendig sein.

Beim Thunderbird-Import liest MindMailer QR-Codes auf deinem Gerät. Diese können Mailpasswörter enthalten. Die Kamera wird erst zum Scannen geöffnet; alternativ kannst du ein QR-Bild auswählen. Erst nach Bestätigung werden die Mailverbindungen geprüft und die Konten verschlüsselt gespeichert.

5. Optionale KI-Funktionen

Die Basisfunktionen benötigen keine KI. Die Beta enthält eine optionale Anbindung mit selbst hinterlegten API-Zugangsdaten für SecondBrain, OpenAI beziehungsweise einen selbst gewählten OpenAI-kompatiblen KI-Server. Nur wenn du diese Funktionen einrichtest und benutzt oder automatische Verarbeitung aktivierst, werden die dafür erforderlichen Mailtexte, Eingaben und gegebenenfalls Schreibbeispiele an den konfigurierten KI-Dienst übermittelt. Für die semantische Suche können Mailtexte zur Erstellung von Suchvektoren verarbeitet werden.

Die Basisadresse, das Modell und die Verwendung eines API-Schlüssels sind im Schreibassistenten einstellbar. Die jeweils benötigten Inhalte werden an diesen Server gesendet. Ein lokaler KI-Server ist über die installierte App erreichbar. Beachte die Datenschutzhinweise des gewählten Dienstes: OpenAI. Bei Diensten außerhalb der EU kann eine Verarbeitung in Drittländern stattfinden. Die pauschale Aussage, sämtliche Mail- oder KI-Verarbeitung bleibe in Deutschland, gilt für MindMailer daher nicht. Prüfe vor der Aktivierung, ob du die jeweiligen Nachrichten für diesen Zweck verwenden darfst.

Für reguläre Benutzer senden wir an SecondBrain das Flag „excludeFromKnowledge: true“. Die Übernahme in das Wissensarchiv und der Zugriff auf vorhandenes Wissen sind gesperrt. Dies verhindert die Wissensübernahme; die angeforderte Analyse und deren Ergebnis werden trotzdem verarbeitet. Nur ein ausdrücklich am Server festgelegtes Eigentümerkonto besitzt eine Ausnahme. Mit einem selbst eingerichteten persönlichen SecondBrain-Mail-Schlüssel meldet MindMailer zusätzlich die Namen und Adressen seiner Postfächer an diesen SecondBrain, damit du sie einem Kunden zuordnen kannst. Diese Postfachliste enthält keine Zugangsdaten oder Nachrichten. Die Wissensübernahme bleibt separat freigabepflichtig. Bei gebuchten MindMailer-KI-Modulen erhält jeder Benutzer einen getrennten SecondBrain-Abo-Zugang. Wissensübernahme und Zugriff auf den Wissensspeicher sind technisch gesperrt. Mailtexte, Entwürfe, Änderungswünsche und ausgewählte Schreibbeispiele werden nur bei der jeweiligen KI-Aktion an unseren Dienst übermittelt. Identische Anfragen können 72 Stunden lang aus einem getrennten Zwischenspeicher beantwortet werden; ein Treffer verlängert diese Frist nicht. Die Frist begrenzt die Wiederverwendung. Analyseaufträge und Ergebnisse in SecondBrain bleiben bis zu ihrer Löschung gespeichert und werden nicht automatisch zu Wissen. Eine Löschung kannst du unter info@datenzelt.de anfordern. Die App übermittelt keine Anhänge für diese Schreibfunktionen.

Zahlung, Verträge und Bestätigungen

Für ein KI-Abo verarbeiten wir Name, Rechnungsanschrift, Konto-E-Mail-Adresse, gebuchte Module sowie Zahlungs- und Vertragskennungen. Die Zahlungsabwicklung erfolgt durch Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande. Im Checkout übermittelst du Zahlungsdaten direkt an Mollie. MindMailer erhält Zahlungsstatus, Kennungen und die für wiederkehrende Zahlungen erforderliche Zuordnung; vollständige Karten- oder Bankzugangsdaten werden nicht in der App gespeichert. Datenschutzhinweise von Mollie.

Die Verarbeitung zur Buchung, Freischaltung, Rechnungsstellung und Kündigung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, gesetzliche Aufbewahrung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Vertrags- und Kündigungsbestätigungen werden an deine Konto-E-Mail-Adresse geschickt und im Konto bereitgestellt. Abrechnungsunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und werden getrennt von Mailinhalten gespeichert. Deine Abo-Berechtigungen werden auf unserem Server geprüft; sie enthalten keine Berechtigung zum Zugriff auf Daten anderer Benutzer.

6. Kontakt, Speicherung und Löschung

Wenn du uns kontaktierst, verwenden wir deine Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Profil- und Kontodaten speichern wir für die Dauer der Nutzung. Du kannst die Löschung deines Serverkontos über die oben genannte E-Mail-Adresse anfordern. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Abwehr oder Durchsetzung rechtlicher Ansprüche können eine weitere, zweckgebundene Speicherung erforderlich machen. Lokale App-Daten verwaltest du auf deinem Gerät; eine Deinstallation löscht diese nicht in jedem Fall.

7. Deine Rechte

Du kannst Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Erteilte Einwilligungen kannst du für die Zukunft widerrufen.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.